OmniSeller:CSV-Datei

Eine Excel-kompatible CSV-Datei

Eine "Excel-kompatible CSV" ist eine spezielle Art von CSV-Datei, die so formatiert ist, dass sie problemlos in Microsoft Excel geöffnet und bearbeitet werden kann.

CSV (Comma-Separated Values)

CSV ist ein Dateiformat, das zur Speicherung von Tabellendaten verwendet wird. In einer CSV-Datei sind die Daten in Textform gespeichert und durch Trennzeichen voneinander getrennt. In den meisten Fällen ist das Trennzeichen ein Semikolon (bitte nur dies für den OmniSeller Import verwenden).

Excel-Kompatibilität

Excel ist eine weit verbreitete Tabellenkalkulationssoftware von Microsoft. Um sicherzustellen, dass eine CSV-Datei in Excel reibungslos funktioniert, müssen bestimmte Regeln befolgt werden:

1. Trennzeichen: Das Trennzeichen, das die einzelnen Datenfelder voneinander trennt, sollte konsistent verwendet werden. In unseren Fällen ist dies ein Semikolon.
2. Textqualifier: Wenn Ihre Daten Textfelder enthalten, die selbst das Trennzeichen enthalten könnten, ist es üblich, Textqualifikationszeichen zu verwenden. Dies sind normalerweise Anführungszeichen. Zum Beispiel: "Dies ist ein Beispiel",Wert1,"Noch ein Beispiel".
3. Zeilenendezeichen: Am Ende jeder Zeile sollte ein korrektes Zeilenendezeichen stehen. Dies kann ein Zeilenumbruch (CR/LF) oder ein anderes Zeichen sein, das von Excel erkannt wird.

Import in Excel

Um eine Excel-kompatible CSV-Datei in Microsoft Excel zu öffnen, öffnen Sie Excel, gehen Sie zu "Datei" und wählen Sie "Öffnen". Wählen Sie dann die CSV-Datei aus, und Excel sollte die Daten in einer Tabelle anzeigen.

Die Verwendung einer Excel-kompatiblen CSV-Datei ermöglicht es, Daten aus externen Quellen in Excel zu importieren und sie in Tabellenform darzustellen, was in vielen geschäftlichen Anwendungen nützlich ist.

Anleitung: Speichern einer Datei als CSV mit Semikolon als Trennzeichen

Um eine Datei in Microsoft Excel als CSV-Datei mit einem Semikolon als Trennzeichen zu speichern, befolgen Sie diese Schritte:

1. Öffnen Sie Ihre Excel-Datei: Starten Sie Microsoft Excel und öffnen Sie die Arbeitsmappe, die Sie als CSV-Datei speichern möchten.
2. Überprüfen Sie Ihre Daten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten korrekt und in der gewünschten Form in der Excel-Tabelle vorliegen.
3. Speichern unter: Gehen Sie zum Menü "Datei" oben links in der Excel-Oberfläche.
4. Speichern unter auswählen: Wählen Sie "Speichern unter" aus. Dies öffnet das Dialogfeld "Speichern unter".
5. Dateityp auswählen: Im Dialogfeld "Speichern unter" können Sie den Speicherort und den Dateinamen auswählen. Darunter finden Sie ein Dropdown-Menü mit dem Namen "Dateityp". Klicken Sie darauf, um die verfügbaren Dateitypen anzuzeigen.
6. CSV auswählen: Wählen Sie "CSV (Trennzeichen getrennt)" aus der Liste der Dateitypen. Beachten Sie, dass Excel automatisch das Trennzeichen verwendet, das in Ihren Windows-Systemeinstellungen festgelegt ist. Wenn Ihre Systemeinstellungen Semikolon verwenden, wird Excel die CSV-Datei ebenfalls mit Semikolon als Trennzeichen speichern.
7. Speichern: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", nachdem Sie den Dateityp ausgewählt haben.
8. Trennzeichen wählen (falls erforderlich): Je nach Ihren Systemeinstellungen kann Excel ein anderes Trennzeichen verwenden. Wenn Sie Semikolon verwenden möchten und Excel ein anderes Zeichen verwendet hat, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie das Trennzeichen auswählen können. Wählen Sie "Semikolon" aus.
9. Fertigstellen: Klicken Sie auf "Fertigstellen" oder "OK", um die CSV-Datei zu speichern.

Ihre Excel-Datei wird jetzt als CSV-Datei mit Semikolon als Trennzeichen gespeichert. Beachten Sie, dass diese Schritte je nach Ihrer Excel-Version und den Windows-Einstellungen geringfügig variieren können, sollten jedoch in den meisten Versionen von Excel ähnlich sein.

Hinweis zur Vorprüfung von CSV-Dateien im OmniSeller

Beim Import von CSV-Dateien in unser System können verschiedene Fehler auftreten, insbesondere wenn CSV-Dateien manuell bearbeitet oder in unterschiedlichen Formaten gespeichert wurden. Ein häufiges Problem sind leere Spaltennamen im Header der CSV-Datei. Dieser Beitrag beschreibt, warum das Fehlen von Spaltennamen problematisch sein kann und welche Prüfungen im System implementiert sind, um solche und ähnliche Fehler frühzeitig zu erkennen.

Fehlende Spaltennamen im Header

Das System erwartet, dass jede Spalte im Header der CSV-Datei einen Namen hat. Wenn Spalten ohne Namen vorhanden sind, kann dies die Verarbeitung der Datei beeinträchtigen. Beispielsweise können bestimmte Funktionen, wie die Prüfung auf doppelte Zeilen, nicht ordnungsgemäß arbeiten, wenn keine vollständigen Spaltennamen vorliegen. Leere Spaltennamen können besonders dann entstehen, wenn CSV-Dateien manuell bearbeitet werden, z. B. in einem Texteditor anstelle eines Tabellenprogramms wie Excel.

In manchen Fällen können sogar „phantomartige“ Spalten entstehen, wenn die CSV-Struktur durch versehentliches Löschen oder Hinzufügen von Spalten verändert wurde. Solche unbeabsichtigten Änderungen können die Datenstruktur destabilisieren und unerwartete Fehler verursachen.

Warum leere Spaltennamen problematisch sind

Die Funktion zur Erkennung doppelter Zeilen im CSV-Import prüft die gesamte Zeile und nutzt dabei die Header-Namen zur Identifizierung der Felder. Wenn jedoch leere Spaltennamen vorhanden sind, kann dies die Zuordnung der Felder durcheinanderbringen und zu unerwarteten Fehlern führen. Ein typisches Beispiel für ein solches Problem tritt auf, wenn eine CSV-Datei in einem Texteditor bearbeitet wird, ohne dass alle Werte korrekt maskiert sind. Zum Beispiel kann ein unmaskiertes Semikolon in einem Textwert die Spaltenstruktur verschieben und zu einem „Datensalat“ führen.

Prüfungen im CSV-Importprozess

Um Probleme beim Import zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Daten korrekt verarbeitet werden, führt das System verschiedene Vorprüfungen durch. Diese sollen sicherstellen, dass die CSV-Datei eine logische Struktur aufweist und alle Daten in den erwarteten Formaten vorliegen. Zu den wichtigsten Prüfungen gehören:

1. Prüfung auf gleichmäßige Spaltenanzahl: Überprüft, ob alle Zeilen die gleiche Anzahl an Spalten enthalten. Uneinheitliche Spaltenanzahlen deuten auf Formatierungsfehler hin.
2. Prüfung auf maximale Feldlänge: Prüft, ob irgendein Feld die festgelegte maximale Länge überschreitet. So wird verhindert, dass überlange Inhalte in Felder geschrieben werden, die diese Daten nicht speichern können.
3. Prüfung auf doppelte Zeilen: Sucht nach doppelten Zeilen in der CSV-Datei. Dies hilft, redundante oder fehlerhafte Daten zu vermeiden.
4. Prüfung auf erwartetes Datenformat: Überprüft, ob Felder das erwartete Format einhalten, zum Beispiel ob Datumsfelder korrekt formatiert sind oder Zahlenfelder tatsächlich numerische Werte enthalten.
5. Prüfung auf Codierung der Datei: Die Datei wird auf die richtige Codierung (z. B. UTF-8) geprüft, um sicherzustellen, dass Sonderzeichen korrekt interpretiert werden.
6. Prüfung auf erwartete Spaltenüberschriften: Überprüft, ob die CSV-Datei alle erwarteten Spaltennamen enthält. Fehlende oder leere Spaltennamen können zu Verarbeitungsfehlern führen.
7. Spezielle Prüfung des Artikelnummernfelds: Das System prüft die Länge der Artikelnummer und stellt sicher, dass sie die maximale erlaubte Länge (z. B. 31 Zeichen) nicht überschreitet. Dies verhindert, dass lange Texte versehentlich im Artikelnummernfeld landen.
8. Prüfung auf US-Datumsformate: Sucht nach Datumswerten im US-Format und gibt eine Warnung aus, wenn solche gefunden werden, um Formatkonflikte zu vermeiden.